Vind je de BTW logica in SAP nog wat verwarrend? De BTW logica bepaalt welke transactie leidt tot welke taxcode. Deze logica is in verschillende stappen opgebouwd en moet dan ook stap voor stap doorlopen worden. Het oogt als een onoverzichtelijke brij van letters en getallen, maar dat valt mee! In dit blog leg ik uit hoe de BTW logica in SAP werkt. Hoe moet je hiernaar kijken om te kunnen achterhalen welke beslissingen SAP maakt? En hoe zet je de BTW logica in jouw SAP-omgeving op?

 

Access Sequence bepaalt de volgorde voor BTW logica in SAP

De BTW condities voor sales (AR)-facturen zijn standaard te vinden in SAP-transactie VK13. Bij deze transactie wordt eerst de access sequence getoond. De access sequence geeft aan in welke volgorde de transacties worden gebruikt en welke parameters onderdeel uitmaken van een conditie.

In het bovenstaand plaatje zie je een drietal condities. SAP kijkt in principe eerst naar de bovenste en als daar geen match wordt gevonden, wordt de volgende conditie beoordeeld op een match en zo verder. Totdat je bij de default conditie uitkomt. Dit is een conditie die als vangnet fungeert indien er geen enkele andere conditie geraakt wordt. Het is dus van belang dat je de condities in de goede volgorde zet. Begin met de uitzonderingen en sluit af met de condities die een default bevatten, zodat op zijn minst één conditie wordt geraakt. SAP komt standaard met de condities Domestic Taxes en Export Taxes (let op: dit zijn ook EU-transacties).

 

Als uitzonderingen kun je denken aan een conditie waarin je de partijen binnen de BTW fiscale eenheid opneemt of waarin je specifieke goederenflows of locaties opneemt. Het is daarbij belangrijk om te realiseren dat voor de taxcode bepaling in principe standaard gekeken wordt naar ‘ship to party’, tenzij je het anders inregelt.

 

Wil je zien welke conditie geraakt wordt voor een specifieke transactie? Dat kun je niet in de VK13 zien, maar wel in de pricing conditie van die transactie. Hier zie je ook goed hoe de volgorde van de condities wordt toegepast.

 

Het belang van condities voor je taxcode

Een conditie is een groepje regels dat binnen één item van de acces sequence doorlopen wordt om tot een BTW afleiding (taxcode) te komen.

 

 

 

De Domestic en Export condities zijn combinaties van landencodes met de Material Tax Classification (MTC) en de Customer Tax Classification (CTC). Die drie bepalen dus samen de taxcode. Omdat dit meestal ook je default condities zijn, is het van belang te zorgen dat je niet te veel MTC’s en CTC’s hebt. Anders neemt het aantal regels dat je in een conditie hebt – en moet onderhouden – exponentieel toe.

 

Je kunt veel velden gebruiken om een conditie op te bouwen, zoals ship to, plant, services en company. Door te variëren met deze velden zou je alle mogelijke combinaties moeten kunnen maken. Let hierbij wel goed op dat je volledig bent en dat je taxcodes toereikend zijn om de scenario’s te kunnen onderscheiden.

 

Voorbereiden is dus van belang! Zorg dat je een goed inzicht hebt in de transacties en bedenk vooraf met welke triggers in een conditie je een BTW gevolg wilt afleiden.

Purchase logica in SAP R/3 en S/4 HANA

Het opzetten van de purchase logica is lastiger. Zeker in SAP R/3, omdat er geen Vendor Tax Classificatie is. Om dit op te vangen, heb je andere parameters nodig die dit na kunnen bootsen. In SAP S/4 HANA is iets dergelijks er wel. Bij de implementatie is het belangrijk dat je dit gaat vullen en je Vendors gaat kwalificeren voor de btw.

 

Daarnaast is de purchase logica niet eenvoudig terug te vinden op één SAP-transactie, zoals dat bij Sales via VK13 wel het geval is. Vaak is de purchase logica op meerdere plekken in het systeem te vinden. De makkelijkste manier is om in de pricing procedure van de Purchase Order te kijken welke condities gebruikt worden.

 

De keuze tussen BTW engines versus native SAP

BTW engines hebben een aantal voordelen . Zo zijn de BTW engines gebaseerd op vooropgezette logica die de logica van SAP omzeilt. Tal van scenario´s zijn al uitgedacht en klaargezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar land. Ook kun je specifieke uitzonderingen toevoegen en het onderhoud van BTW tarieven uitbesteden.

 

Toch is mijn ervaring dat ook het goed gebruik maken van de engines aanzienlijke implementatietijd kost. Het is namelijk onmogelijk om één set BTW-logica te maken die voor ieder bedrijf van toepassing is. En om goed van de logica gebruik te maken, moet je bijvoorbeeld klanten en materialen mappen aan de groepen van de engine. Ook moet je goed testen of al jouw scenario’s wel gedekt zijn door de condities en je niet onterecht in een default scenario terecht komt.

 

Maak dus zorgvuldig de afweging tussen BTW-engines en de mogelijkheden van native SAP. De beste keuze daarin is voor elke organisatie weer anders, net afhankelijk van jouw situatie.

 

Tips & Tricks voor de BTW-logica in SAP

Waar begin je met het opzetten of doorgronden van de BTW-logica in SAP? Een aantal tips & tricks uit de praktijk:

1. Beoordeel eerst goed de access sequence; welke condities zijn er en welke parameters zitten erin.
2. Bedenk welke uitzonderingen je wilt opzetten en hoe je dit overzichtelijk houdt.
3. Vervolgens kijk je naar iedere conditie afzonderlijk. Als je in de conditie op de velden gaat staan, kun je ook zien waar de afkortingen voor staan.
4. Controleer of je al je CTC en MTC’s in alle combinaties terugvindt bij je default condities.

 

Begrijpen van de BTW-logica in jouw SAP-omgeving

Op het eerste gezicht lijkt de BTW-logica binnen SAP misschien een onoverkomelijk obstakel. Toch valt dit in de praktijk behoorlijk mee als je gestructureerd bovenstaande stappen volgt. Hier tijd investeren loont wel, want zo verbeter je stap voor stap de automatisering van jouw BTW-processen.

 

Verder lezen?

Ontdek meer details over het automatiseren van je BTW-processen in SAP S/4 HANA in de eerste delen van deze reeks: https://theresource.nl/btw-automatisering-in-sap-s4-hana/, https://theresource.nl/de-vergeten-rol-van-master-data-bij-btw-processen-in-sap-s-4-hana/, https://theresource.nl/self-billing-in-sap-s4hana/, https://theresource.nl/de-onmogelijkheden-van-de-btw-aangifte-in-sap-s-4-hana/ & https://theresource.nl/tips-voor-het-opzetten-van-taxcodes/

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.