Bij het automatiseren van BTW-processen in SAP S/4 HANA wordt vaak veel aandacht besteed aan het ophalen van requirements en het maken van designs en testing formats. Het op orde brengen van de Master Data, één van de belangrijkste voorwaarden voor succes bij implementatie, blijft onderbelicht. Zeker bij een upgrade van SAP R3 naar S/4 zien we vaak dat er te weinig aandacht naar Master Data gaat. Hierdoor blijven oude fouten bestaan en komen prachtige designplannen niet geheel tot wasdom. Zonde! In dit tweede deel van een reeks over het automatiseren van je BTW-processen in SAP S/4 HANA gaat Sjef de Wit dieper in op de cruciale rol van Master Data. Wat zijn de grootste valkuilen? En hoe voorkom je die?

Momentum om BTW Master Data op te schonen

Het op orde brengen van je Master Data is niet alleen een goede (en belangrijke) exercitie als je weet dat er een implementatie aan zit te komen. Ook als je überhaupt je BTW-zaken op orde wilt brengen, is dit een belangrijke stap.

En, mooi meegenomen, elk moment is geschikt om Master Data op te gaan schonen. Bij bijna al mijn implementatie-opdrachten blijkt dit onderwerp vooraf onderbelicht te zijn geweest en uiteindelijk de bottleneck te zijn. Dit levert enerzijds vertraging en anderzijds frustratie bij bijvoorbeeld de IT-afdeling op. Mijn advies is dan ook om hier al mee te beginnen in ‘rustigere’ periodes en niet te wachten op het (onvermijdelijke) moment dat er verdere automatisering plaatsvindt. Dan is het al druk en chaotisch genoeg.

Hoe schoon je de BTW Master Data in SAP S/4 HANA op?

Als eerste moet je weten welke opties je nu in SAP hebt. Vervolgens bepaal je welke data je wilt blijven gebruiken (en moet je dit mogelijk aanvullen). Tenslotte ga je hergroeperen en afvoeren. Dit lijkt simpel, maar is vaak tijdrovend omdat je niet zomaar een indicator kunt aanpassen. Het conditiewerk en de business moeten hier namelijk wel op aansluiten. Het belangrijkste is dan ook dat je een overzichtelijk plan maakt, waarin je de business activiteiten duidelijk beschrijft.

De 2 belangrijkste indicatoren voor BTW Master Data

Voor BTW Master Data zijn er twee belangrijke indicatoren waar je aandacht aan moet besteden:

• de Material Tax Indicator (‘MTI’)
• de Customer Tax Indicator (‘CTI’)

Deze indicatoren bepalen namelijk de BTW-status van het verkochte (materiaal), zoals goed of dienst, hoog of laag tarief, en de BTW-status van de klant, zoals belast of vrijgesteld.

Deze gegevens zijn vaak vervuild, doordat er jarenlang oneigenlijk gebruik van is gemaakt. Dit was voor de komst van de single point of entry database (zie ook mijn vorige blog over Purchase Logic) soms ook onvermijdelijk. Zo zien we bij bedrijven dat vooral de CTI misbruikt wordt om nultarieven te creëren naar partijen in binnen- en buitenland. Daarnaast wordt de MTI vaak niet juist gebruikt bij het splitsen van goederen en diensten. Ook zien we dat er een wildgroei aan deze indicatoren is ontstaan om allerlei buitenlandse verplichtingen te rapporten.

Wordt dit niet aangepast? Dan zit je na een SAP S/4 HANA implementatie met prachtige nieuwe conditierecords die niet optimaal werken, omdat de Master Data nog foutief is ingeregeld.

De Material Tax Indicator in SAP S/4 HANA

De Material Tax Indicator (MTI) is met name bedoeld om het onderscheid aan te geven tussen enerzijds goederen en diensten en anderzijds de verschillende BTW-tarieven. Maar hoe richt je dit goed in binnen SAP S/4 HANA?

Drie tips rondom de MTI in SAP S/4 HANA:

1. Geef goederen en diensten aparte indicatoren. Hierbij is het belangrijk om een complete set te maken.

2. Voor wat betreft de verschillende tarieven geeft SAP standaard een zestal opties voor deze indicator. Hierbij zijn optie 2 `half tax` en optie 3 `low tax` de meest verwarrende. Dit is opgezet voor landen met meerdere verlaagde BTW-tarieven. Aangezien NL één verlaagd tarief heeft, is het belangrijk om een duidelijke keuze te maken voor optie 2 óf optie 3, en deze niet door elkaar te laten lopen om verwarring te voorkomen. In de praktijk zie je dat meestal indicator 3 wordt gebruikt om spraakverwarring te voorkomen. Overigens moeten ook de nultarieven natuurlijk niet vergeten worden.

3. In verband met buitenlandse activiteiten (SAFT) is het verstandig om vooraf goed te inventariseren of je deze indicator wilt/moet gebruiken om rapportagesplitsingen mogelijk te maken.

De Customer Tax Indicator in SAP S/4 HANA

In SAP S/4 HANA valt deze indicator voortaan onder de Business Partner functie (zoals toegelicht in mijn vorige blog over Purchase Logic). Standaard heeft SAP hiervoor twee opties: 0 ‘non taxable’ en 1 ‘taxable’. Je mag verwachten dat (nagenoeg) al je klanten met een 1 gekwalificeerd zijn, aangezien een nultarief an sich nog niet betekent dat de afnemer als geheel ‘non taxable’ is.

De 0 mag eigenlijk alleen gebruikt worden om partijen integraal vrij te stellen van (alle) BTW bij leveringen. Denk bijvoorbeeld aan de NAVO-vrijstelling. Buitenlandse afnemers die met een BTW-nultarief geleverd moeten krijgen, zijn toch ‘taxable’. In het conditiewerk regel je namelijk dat bijvoorbeeld een intracommunautaire levering de trigger is voor een nultarief en dus niet de klant zelf.

Verder kun je de CTI goed gebruiken om bijvoorbeeld de BTW-behandeling van een fiscale eenheid of douane-entrepots te regelen, door extra indicatoren toe te voegen.

Veel voorkomende valkuilen rondom BTW Master Data

We zien in de praktijk een breed scala aan indicatoren. Bijvoorbeeld voor bepaalde buitenlandse klanten, indicatoren per BTW-vrijstelling of per geografische locatie. Hierdoor word je ook genoodzaakt om allerlei condities te bouwen, waarna deze vaak exponentieel toenemen. Zo kwam ik bij een klant 25 MTI’s tegen, die vervolgens leidden tot meer dan 15.000 conditieregels. Dit is funest voor een overzichtelijk Tax landscape en een duidelijke documentatie van het Tax Control Framework. Bottomline is het van belang dat je voldoende indicatoren hebt, maar tegelijkertijd voorkomt dat er dubbele of onnodige gecreëerd worden. Zorgvuldige inventarisatie is dus noodzakelijk.

De praktijk leert ook dat de meeste fouten over het algemeen worden gemaakt in de Master Data. Dit is namelijk vaak de makkelijkste manier om aanpassingen te maken en wordt door velen (vooral door IT en de business) gebruikt om bepaalde resultaten op facturen te beïnvloeden. Deze aanpassingen in de Master Data kunnen vervolgens leiden tot een onjuiste aangifte en afdracht, met boetes en naheffingen tot gevolg.

SAP S/4 HANA implementatie zonder opschoning Master Data is een gemiste kans

Het updaten van je Master Data is een tijdrovend en minutieus klusje, maar je behaalt nergens zo veel resultaat mee voor je business en controls. Uiteindelijk kom je hierdoor tot een juiste aangifte en afdracht. Bovendien blijf je zo compliant.

Kortom, door de basis van je BTW Master Data goed in te richten, zorg je ervoor dat de BTW-processen in SAP S/4 HANA soepeler verlopen. Mis deze kans dus niet!

Verder lezen?

Ontdek meer details over het automatiseren van je BTW-processen in SAP S/4 HANA in het eerste deel van deze reeks. (https://theresource.nl/btw-automatisering-in-sap-s4-hana/)

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/