Al die creditfacturen maken de administratie niet overzichtelijker. Zeker niet als dan ook nog veel van die creditfacturen voor de btw eigenlijk helemaal geen creditfacturen zijn. Maar al te vaak zijn het terugboekingen van transacties, bonusfacturaties, schadeclaims of een manier om andere prestaties te verrekenen en alle verschillen recht te trekken met leveranciers en afnemers. Hoe voorkom je dit? En hoe helpt het inrichten van self billing in SAP S/4 HANA je hierbij?

In veel administraties is het ontvangen en factureren met self billing nog niet opgezet. Dit wordt veelal veroorzaakt door onwetendheid of beperkte IT-opties binnen de finance afdeling. Sinds de komst van SAP S/4 HANA zou deze laatste reden in de praktijk niet meer gebruikt mogen worden. Door de aanpassing van de Business Partner functie in SAP S/4 HANA is self billing nu namelijk veel eenvoudiger te realiseren. In dit blog neem ik je mee in de technische kant van self billing, en hoe je onechte creditfacturen kunt terugdringen.

Hoe werkt self billing in SAP S/4 HANA?

Voor de BTW kan eigenlijk alleen sprake zijn van een creditfactuur als er een originele prestatie teruggedraaid moet worden. In de praktijk worden creditfacturen echter voor veel meer zaken gebruikt. Reden voor de wetgever om het regime van self billing te introduceren. Het oneigenlijke gebruik van creditfacturen is niet zonder risico, want het volgt vaak een foutieve BTW-behandeling en creëert een administratief gebrek.

In de oude SAP-omgeving was dit een lastig onderwerp, omdat er geen directe link was tussen een partij die zowel leverancier als afnemer was. Ook was het lastig om meerdere partijen van een groep aan elkaar te linken. Dit leidde ertoe dat voor self billing een AP-factuur als AR-factuur moest worden behandeld. Hier zijn de processen, taxcodes, afnemers en leveranciers in SAP echter niet op ingericht.

In de nieuwe SAP S/4 HANA omgeving is Master Data samengevoegd en zijn koppelingen mogelijk gemaakt in de Business Partner functie. Dit maakt het eenvoudiger om facturatieprocessen aan elkaar te koppelen, waardoor creditfacturen niet meer nodig zijn om oneigenlijke transacties te bewerkstelligen.

De rol van de Business Partner functie bij self billing

Een afnemer kan nu onder hetzelfde ID-nummer tegelijkertijd leverancier zijn. Hierdoor kun je een bonus op gerealiseerde omzet van goederen als dienst factureren. Ook kunnen omzetbonussen aan een andere, aan de afnemer gelieerde, partij worden uitgekeerd.

Hoe zet je self billing in SAP S/4 HANA op?

Ook in SAP S/4 HANA zal het voor self billing nodig blijven om een apart ‘document type’ te gebruiken. Het voordeel hiervan is dat er ook een specifieke nummerreeks ontstaat, waardoor het proces in AP en AR goed te onderscheiden is. Doordat je nu de link naar de Business Partner kunt maken, voorkom je dat deze factuurstromen via de verkeerde kant verwerkt moeten worden.

Vervolgens maak je een eigen set taxcodes aan voor self billing, zodat ze in de btw-aangifte goed uit te splitsen zijn. Denk er daarbij aan dat je de extra factuurvereisten van self billing opneemt in de opzet van de taxcode.

Self billing in S/4 HANA in de praktijk

Self billing kan vaak alleen getriggerd worden door handmatige processen of facturen, omdat standaard SAP-condities uitsluitend AP- of AR-transacties toestaan. Zo zag ik in de praktijk bij een organisatie dat allerlei aanvullende marketingbijdragen die de afnemer ontving, via een creditfactuur op de goederen verwerkt werden.

Tijdens de implementatie van SAP S/4 HANA was het wel mogelijk om deze prestaties te linken, doordat de afnemer nu Business Partner werd en daarmee ook als leverancier gemarkeerd kon worden. Vervolgens konden via het self billing proces de facturen aan (en door) de leverancier of afnemer correct worden opgezet.

Hierdoor wordt het creditproces niet meer oneigenlijk gebruikt en aan wet- en regelgeving voldaan. Bijkomend voordeel is dat er minder discussie ontstaat over het opmaken van onjuiste facturen . Voorheen speelde deze discussies vooral met de afnemers, omdat zij zelf ook verantwoordelijk zijn voor een juiste btw-afdracht.

Het einde van onechte creditfacturen?

Betekent self billing in SAP S/4 HANA dan het einde van onechte creditfacturen? In de praktijk zullen gesplitste AP- en AR-functies voor complicaties blijven zorgen, omdat deze prestaties eigenlijk door andere afdelingen verwerkt moeten worden. Maar je voorkomt zo wel veel strubbelingen.

Grijp een implementatie van SAP S/4 HANA of de gedeeltelijke implementatie via Central Finance dus aan om de BTW op de juiste manier in te richten. Dan regel je de btw-behandeling voor de aankomende jaren meteen goed.

Verder lezen?

Ontdek meer details over het automatiseren van je BTW-processen en Master Data in SAP S/4 HANA, de eerste twee delen van deze reeks https://theresource.nl/de-vergeten-rol-van-master-data-bij-btw-processen-in-sap-s-4-hana/ & https://theresource.nl/btw-automatisering-in-sap-s4-hana/.

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.