Scroll to top
© The Resource
Share

De (on)mogelijkheden van de BTW-aangifte in SAP S/4 HANA

Sjef de Wit

Vind jij de BTW-aangifte in SAP soms ook zo frustrerend? Het uitvoeren van de compliance in SAP is een outdated proces wat vele manuele handelingen kent; uitdraaien RFUMSV-rapport, bewerken in Excel file, aftekenen en indienen op de portal van de Belastingdienst. Gelukkig is er goed nieuws. Met de upgrade naar SAP S/4 HANA heeft SAP dit proces onder de loep genomen en een totaaloplossing gecreëerd. Daarnaast zijn er door de wijzigingen in de onderliggende tabellenstructuur van SAP legio mogelijkheden ontstaan om de data-extractie beter en efficiënter te maken. In dit blog analyseert Sjef de Wit deze ontwikkeling. Wat zijn de (on)mogelijkheden? Is de module noodzakelijk? Welke afwegingen moet je maken? En wat zijn je alternatieven?

 

De onmogelijkheid van de BTW-aangifte in SAP S/4 HANA

Om te beginnen met de grootste onmogelijkheid; de nieuwe aangiftemodule is een aparte module. SAP Advanced Compliance Reporting wordt niet standaard meegeleverd, maar is een add-on. Alle noviteiten met betrekking tot de BTW-aangifte zitten in deze module. Kort gezegd houdt dit in dat als je deze module niet afneemt, je nog steeds de RFUMSV-rapporten moet gebruiken.

Ook in SAP R3 waren er bij het gebruik van de standaard RFUMSV-rapporten al mogelijkheden om extra details naar boven te krijgen. Zo kun je onder het tabblad ‘output control’ al extra eigen velden aan je rapport toevoegen. Deze velden geven je extra informatie over transacties, wat in combinatie met eigen checks of data-analyses al veel inzicht kan geven. Wel moeten compliance specialisten er rekening mee houden dat hun ‘varianten’ niet automatisch mee overgaan naar S/4 HANA, maar opnieuw moeten worden opgezet zodra het systeem live is.

De mogelijkheden van SAP Advanced Compliance Reporting

De nieuwe aangiftemodule is qua look and feel veel meer naar deze tijd gemaakt door de Fiori cockpit, een soort visualisatietool cq. dashboard die in heel SAP S/4 HANA wordt gebruikt. Verder heeft SAP goed gekeken naar wat andere partijen aan vergelijkbare producten hebben ontwikkeld; zo bevat SAP Advanced Compliance Reporting een workflow manager, worden doorlooptijden gemonitord, kan het verleden worden teruggekeken, kunnen manuele transacties worden verwerkt en kan (indien mogelijk) er rechtstreeks bij de lokale Belastingdienst aangifte gedaan worden. Mijns inziens is de beste nieuwe optie de ‘drill down’-mogelijkheid, waarbij je kunt inzoomen tot het niveau van een specifieke transactie door een simpele klik. Dit maakt het aangifteproces veel inzichtelijker en ook voor VAT- en TAX managers minder een black box.

Zoals gezegd heeft SAP goed gekeken naar andere producten in de markt. Dergelijke tooling is al tijden te vinden in compliance software en andere BTW-engines of add-ons. Verder is het rechtstreeks indienen bij Belastingdiensten natuurlijk alleen mogelijk als dit bij de betreffende autoriteit mogelijk is. Je kunt dan ook de vraag stellen of deze module zo vernieuwend is. Voor SAP wel, maar wellicht dat het meer te zien is als een update naar deze tijd.

Is de SAP Advanced Compliance Reporting module noodzakelijk?

Of deze BTW-aangiftemodule noodzakelijk is, hangt erg af van de situatie van jouw organisatie. SAF-T-verplichtingen in sommige landen kunnen ertoe kunnen leiden dat je effectief tot de mogelijkheden van zo’n module gedwongen kunt worden. Ook kan het zijn dat je bepaalde specifieke rapporten nodig hebt, bijvoorbeeld voor een nationale bank, die alleen via deze module met één druk op de knop worden aangeboden. Het enige alternatief in dit soort situaties is om handmatig Excel-rapporten in elkaar te knutselen, hetgeen vanzelfsprekend meer tijd kost en foutgevoeliger is. Check dan ook goed binnen je organisatie of er nog andere stakeholders zijn, die geïnteresseerd zijn.

SAP Advanced Compliance Reporting concurreert zoals gezegd met andere producten in de markt, waarbij het grote voordeel is dat hiermee alles binnen SAP blijft en dezelfde look and feel heeft. Persoonlijk denk ik dat je belangrijkste afweging moet zijn dat er de komende jaren veel nieuwe vereisten rondom real time reporting gaan komen. Hier moet je als organisatie rekening mee houden. Is er alleen sprake van Nederlandse aangifteplicht, dan zal de module minder snel noodzakelijk zijn. Heeft jouw organisatie veel buitenlandse activiteiten en aangifteplicht in verschillende landen? Dan zal het zeker lonen de module aan te schaffen.

Overzichtelijke data in SAP S/4 HANA

SAP heeft door het verwijderen van de interne communicatie tussen de modules (zoals FI, MM, SD etc.) veel minder achterliggende tabellen waar voor de BTW relevante data wordt opgeslagen (single source). Door deze data ook nog eens te combineren is er een veel overzichtelijkere bron van Master Data voor de BTW ontstaan. Zo kan een leverancier ook eindelijk onder hetzelfde nummer een afnemer zijn.

Deze eenvoudigere datastructuur leidt er onder andere toe dat de eerdergenoemde ‘drill down’-functie in de aangiftemodule mogelijk is, maar ook buiten de aangiftemodule zijn de overzichtelijkheid en mogelijkheden om efficiënt de data in te zien verruimd.

In combinatie met het Business Warehouse kun je veel betere en specifiekere rapporten gaan genereren, die gedetailleerde informatie geven. Dit kan op elke niveau, denk aan CFO, Head of Tax, VAT Manager of VAT Compliance Specialist. Dit biedt vooral in de combinatie met een Tax Control Framework vele mogelijkheden bij het uitvoeren van controles.

Het is aan te raden om vanuit de BTW-aangifte risicogebieden te benoemen, zoals toepassing van nultarieven, intercompany transacties e.d., en hier vervolgens specifieke rapporten op te genereren. Dit kan het aantal rapporten in Excel gedurende het BTW-compliance proces of de periodeafsluiting fors beperken.

Welke afwegingen moet je maken rondom je BTW-aangifte in SAP?

Het zal vooral afhankelijk zijn van je huidige compliance proces of de nieuwe module het waard is om aan te schaffen. Denk bijvoorbeeld aan aantal aangiften, landen en complexiteit. Samengevat moet je vooral de volgende overwegingen maken rondom het inrichten van je BTW-compliance:

  • Hoeveel overzicht heb ik nu en wil ik in de toekomst op mijn compliance proces?
  • Hoe efficiënt wil ik mijn compliance proces maken versus de bijkomende kosten?
  • Wat zijn mijn buitenlandse verplichtingen (in de toekomst)?
  • Maak ik al gebruik van compliance/ data-analyse tooling?
  • Welke stakeholders hebben ook belang bij compliance?
  • Welke analyses mis ik of kosten veel tijd?

Wat zijn je alternatieven voor SAP Advanced Compliance Reporting?

SAP Advanced Compliance Reporting kan zeker interessant zijn, afhankelijk van de situatie van jouw organisatie. Het is belangrijk om de afweging zorgvuldig te maken. En er zijn ook alternatieven. Zo kan de compliance module ook altijd nog achteraf geactiveerd worden. Ook blijft het mogelijk om op basis van de RFUMSV-rapporten verder te gaan. Het is dus vooral een procesbesluit, wat je bij voorkeur tijdens de implementatie van SAP S/4 HANA moet nemen. Ook zal het heel interessant zijn om te zien welke nieuwe functionaliteiten de softwareleveranciers met vergelijkbare oplossingen gaan bieden, nu SAP deze inhaalslag gemaakt heeft. Een ding is zeker: de frustraties rondom de BTW-aangifte kun je gaan verminderen, nu of in de afzienbare toekomst.

Verder lezen?

Ontdek meer details over het automatiseren van je BTW-processen, Master Data en Self-billing in SAP S/4 HANA in de eerste delen van deze reeks: https://theresource.nl/btw-automatisering-in-sap-s4-hana/, https://theresource.nl/de-vergeten-rol-van-master-data-bij-btw-processen-in-sap-s-4-hana/ & https://theresource.nl/self-billing-in-sap-s4hana/.

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.