Taxcodes vormen hét middelpunt voor de BTW in de nieuwe en oude SAP-omgevingen. De taxcodes bepalen namelijk hoe transacties op BTW-gebied worden afgehandeld en zijn het startpunt voor het compliance proces. Voor de meeste bedrijfsfiscalisten zijn veel aspecten van de taxcode set-up echter nog onbekend terrein. En dat terwijl taxcodes voor de financiële administratie de enige link naar de BTW zijn. In dit blog gaat Sjef de Wit dieper in op de taxcodes. Hoe werken ze en waarom zijn ze zo belangrijk? En hoe zet je ze goed op binnen SAP S/4 HANA?

 

Hoe werkt een taxcode?

De taxcode vormt het hart van het BTW-proces. Dit komt omdat alle transactiegerelateerde processen uiteindelijk worden vertaald naar een taxcode. Ook het compliance proces wordt gestart op basis van de taxcode. Het plaatje hieronder illustreert hoe de informatie uiteindelijk in trechtervorm bij de taxcode uitkomt.

 

 

 

 

 

 

 

Taxcodes binnen jouw SAP-omgeving

De linker- en rechterkant communiceren in de oude SAP-omgevingen uitsluitend met elkaar via de taxcode. In de nieuwe SAP S/4 HANA versie ligt dit iets genuanceerder. Hierin kan de communicatie tussen verschillende velden ook buiten de taxcode om plaatsvinden, maar dit is niet wenselijk. De taxcode blijft ook hier een cruciale functie behouden.

Op basis van de Master Data, Transactie Data en BTW-logica worden taxcodes aan individuele transacties meegegeven. Vervolgens drijft deze taxcode het facturerings -en aangifteproces. Zo is bijvoorbeeld de referentietekst op een factuur rechtstreeks gekoppeld aan de taxcode en worden in het BTW-aangifterapport uitsluitend transacties met een taxcode weergegeven.

De taxcode settings in SAP: FTXP

De taxcode settings vind je in SAP-transactie: FTXP.

Zodra je het land in kwestie hebt gekozen, krijg je alle op dat land van toepassing zijnde taxcodes, inclusief de taxcodes van de landen waar de betreffende entiteit geregistreerd is. Het kan dus voorkomen dat je taxcodes van verschillende landen door elkaar heen te zien krijgt.

Na selectie van één van deze taxcodes krijg je een overzicht zoals hieronder. In dit voorbeeld zijn we uitgegaan van taxcode A1.

 

In het eerste drop-down menu hiernaast zie je dat de Country Key op NL staat. Vervolgens zie je achter de taxcode de omschrijving zoals die in andere delen van SAP wordt weergegeven. Het is dus belangrijk dat deze omschrijving voor iedereen duidelijk is. Verder wordt er verwezen naar de TAXNL-procedure, wat betekent dat deze taxcode open staat voor alle transacties die aan Nederland gerelateerd zijn. Tenslotte wordt er bij taxtype aangegeven of het input (V) of output (A) BTW betreft.

In het Percentage Rate overzicht eronder wordt verder uitgesplitst welk tax types er zijn. In het kort komen zij op het volgende neer:

• Base amount = bedrag ex BTW (vanaf dit bedrag wordt gerekend)
• Output Tax = BTW op uitgaande prestaties
• Input Tax = BTW op inkomende prestaties
• Travel Expenses = mogelijkheid om BTW aan bepaalde kosten te alloceren
• Acquisition Tax Cred en Acquisition Tax Deb. = bedoeld om de EU intracommunautaire prestaties mee te verantwoorden
• Non-deduct = om BTW als niet aftrekbaar aan te merken

De Account key en Condition type geven weer welke tabellen SAP gebruikt om zijn Tax berekening te maken. Het Tax Percentage Rate geeft vanzelfsprekend het BTW-percentage aan. Let op! De Acquisition Tax Deb kan op 100 staan, dit heeft met de berekeningswijze van de achterliggende levels ten opzichte van elkaar te maken.

Terug naar boven vind je nog 2 buttons, te weten Properties en Tax Accounts; Properties geeft diverse mogelijkheden om transacties uit te splitsen, bijvoorbeeld in diensten of ABC-transacties, waar Tax Accounts aangeeft welke GL er aan de taxcode gelinkt is.

‘Een beter proces begint bij de taxcodes’

Deze overzichten van taxcodes zijn extreem waardevol, omdat ze de belangrijkste schakel vormen in het hele BTW-proces. Alhoewel de meest fouten en creatieve oplossingen worden gemaakt in de Master Data, bepalen de taxcodes de (on)mogelijkheden van de BTW binnen je organisatie. Hier tijd in investeren loont dus absoluut.

Persoonlijk begin ik iedere BTW- of systeemscan bij de taxcodes. Ten eerste omdat dit een goed overzicht geeft van de BTW-organisatie. Maar ook omdat ik anders nooit zeker weet of de oorzaak van een fout daar gelegen is, of in één van de andere subprocessen, zoals het aangifte-, facturerings-, Master Data- of VAT logic proces.

Je wilt ook zeker weten dat de tax settings goed zijn. Deze vormen de schakel tussen transacties enerzijds en het aangifte/facturatieproces anderzijds. De overzichten van FTXP zijn belangrijke documentatie voor het Tax Control Framework of bij een audit.

 

7 Tips & Tricks voor het goed opzetten van je taxcodes:

1. Vind de balans voor het juiste aantal taxcodes.

Het is belangrijk dat je checkt of er genoeg taxcodes beschikbaar zijn voor de business, maar ook weer niet te veel, omdat dit ten koste gaat van de werkbaarheid.

2. Als een taxcode is aangemaakt, kan deze niet meer verwijderd worden.

Het gevaar hiervan is dat de taxcode in allerlei pop-up functies tevoorschijn komt. Wees dus voorzichtig met het aanmaken van taxcodes, want je komt er nooit meer helemaal van af.

3. Creëer een logische volgorde in je taxcodes.

Laat bijvoorbeeld het AP- en AR-proces met een andere letter beginnen. Dit geldt ook voor landen onderling, want via buitenlandse registraties kunnen die in elkaars overzicht terecht komen.

4. Zorg dat de omschrijvingen duidelijk zijn.

Iedereen in je organisatie ziet en gebruikt deze omschrijvingen tenslotte om de BTW-gevolgen te bepalen.

5. Creëer nieuwe taxcodes bij tariefsaanpassingen.

Anders kun je niets meer corrigeren voor het verleden. Ook kun je dan geen taxcodes op een specifiek moment in laten gaan.

6. Documenteer je taxcodes.

Voor veel BTW-audits, TCF en andere businessvragen moet je weten welke opties er zijn.

7. Maak interne trainingen meteen concreet.

Als je intern training geeft, koppel de theorie dan aan een taxcode. Zo moet een factuur uiteindelijk toch geboekt worden.

Verder lezen?

Ontdek meer details over het automatiseren van je BTW-processen in SAP S/4 HANA in de eerste delen van deze reeks: https://theresource.nl/btw-automatisering-in-sap-s4-hana/, https://theresource.nl/de-vergeten-rol-van-master-data-bij-btw-processen-in-sap-s-4-hana/, https://theresource.nl/self-billing-in-sap-s4hana/ & https://theresource.nl/de-onmogelijkheden-van-de-btw-aangifte-in-sap-s-4-hana/

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.