T-codes in SAP maken het leven als btw-manager een stuk makkelijker. Het bespaart je veel tijdrovend zoekwerk. Maar hoe gebruik je T-codes goed voor btw-documenten? In deze blog richt ik me op de btw T-codes die je inzicht geven in diverse SAP-documenten, zoals facturen en purchase orders. Ook ga ik nog even kort in op het verschil tussen native SAP en het gebruik van een tax engine. Wat levert het gebruik van een tax engine je op?

Andere belangrijke T-codes in SAP voor btw-managers

SAP bevat een aantal Transactiecodes (T-codes) die je helpen bij je btw-processen. In mijn vorige blogs ging ik al dieper in op algemene en Master Data gerelateerde SAP-transactie codes die btw-managers helpen.

Waar moet je op letten bij btw-documenten in SAP

Voor de btw zijn er in SAP meerdere documenten die net zo belangrijk zijn als de factuur. Zowel in het AP- als AR-proces worden diverse stappen ondernomen voordat de factuur wordt opgemaakt of verwerkt. Denk hierbij aan het creëren van een purchase of sales order en de verzending of ontvangst van de goederen (goods receipt). Ook deze documenten bevatten vaak al een tax code. Dus als je in het proces op zoek bent naar de oorsprong van een foute tax code, zul je ook terug moeten zoeken in deze documenten. Hier worden namelijk parameters gebruikt om de btw-afleiding uit te voeren.

Deze analyses worden van een btw-manager verwacht in de day-to-day business, maar zijn ook cruciaal bij systeem implementaties en testen. Want juist dan moet goed worden gekeken of de btw-afleiding goed door de diverse stadia van het proces heengaan.

Hoe gebruik je T-codes in SAP voor purchase documenten

Bij purchase documenten zijn er drie momenten waar btw-afleiding kan plaatsvinden. De eerste is bij het opmaken van de purchase order. Om de btw-code op een purchase order te vinden, heb je de T-code ME23 of ME23N nodig. Vervolgens moet je kijken in tabblad ‘’Invoice’’.

 

 

 

 

Mocht hier geen tax code vermeld zijn, dan is er hoogstwaarschijnlijk geen PO logica opgezet voor de btw. De btw wordt dan pas afgeleid op het moment van factuurontvangst.

Het tweede moment voor de btw-afleiding is bij ontvangst van een factuur. Deze moet in SAP worden ontvangen met een tax code. Hiervoor het je T-code MIR4 nodig en wordt ook wel een ‘’MIRO-factuur’’ genoemd. Dit document bevat dus de initiële data en vaak ook de link naar het bestand zoals dat van de leverancier afkomstig is.

Het kan zijn dat hier geen btw-logica achter zit, omdat slechts de inkomende factuurdata wordt overgenomen.

 

 

 

 

 

 

Uiteindelijk wordt voor de btw een derde document gecreëerd: de financiële posting van de factuur in de administratie. Deze financiële verwerking kun je terugvinden met T-code FB03. Dit document is ook leidend voor de btw-aangifte, waardoor deze tax code ook in de btw-aangifte zal worden opgenomen.

Hoe gebruik je T-codes voor sales documenten in SAP

Voor sales documenten is het proces vergelijkbaar met de purchase documenten. Behalve dan dat de btw-logica vanaf de eerste fase altijd aanwezig is als onderdeel van de ‘’pricing conditions’’. Dit zijn de condities die uiteindelijk een productprijs bepalen, waar de btw een onderdeel van is.

Bij het opmaken van een sales order zal al een indicatieve btw-code zijn meegenomen. Deze kun je vinden door T-code VA03 te gebruiken. Afhankelijk van de SAP-versie staat de tax code dan als kolom in ‘’All Items’’ of moet je het tabblad ‘’Item detail’’ openen. Via de doorzoekmogelijkheden kun je ook nog in de pricing conditions voor de btw (MWST) terecht komen. Hier kun je kijken welke conditie en beslissingen tot de tax code geleid hebben.

 

 

Zodra de factuur wordt opgemaakt, krijgt de factuur zijn definitieve btw-code. Deze kun je vinden via T-code VF03. Door vervolgens het ‘’Item’’ te selecteren kun je de tax code zien. De factuur zelf kun je inzien via de knop voor ‘’billing document’’ in de bovenste taakbalk, waar je voor print kiest.

Ook voor de sales documenten moet nog een posting in het financiële systeem plaatsvinden. Dit is net zoals bij de purchase documenten inzichtelijk met T-code FB03, deze wordt overgenomen in de btw-aangifte.

De inzet van een tax engine in plaats van de SAP btw-logica

Dit alles werkt anders als je gebruik makt van een tax engine. Dit is een externe tool die de btw-logica functie van SAP overneemt en zelfstandig de tax code bepaalt.

Persoonlijk vind ik de wijze waarop deze engines inzichtelijk maken hoe de tax code wordt afgeleid erg prettig, omdat deze overzichtelijk weergeven welke parameters tot een bepaalde beslissing hebben geleid. Met een tax engine is het achterhalen van waarom iets fout is gegaan veel eenvoudiger dan via de standaard SAP-oplossing.

Gebruik je een tax engine? Dan lopen de stappen dus wel iets anders. Zowel bij de purchase als sales documenten zal als eerste stap een generieke code worden weergegeven, de zogeheten ‘’calling’’ tax code. Deze code geeft kortgezegd aan dat het systeem van de engine moet worden aangeroepen. Vervolgens doet de tax engine zijn berekeningen en zal bij het opmaken van de factuur of financiële posting pas de echte tax code worden weergeven.

 

Zin in meer T-codes?

Met deze serie blogs wil ik je helpen om te starten met het gebruik van of het verdiepen in SAP. Voor een btw-manager is het onoverkomelijk om hier niet alleen kennis van te nemen, maar ook kunde in te creëren. Daarmee bedoel ik het daadwerkelijk gebruiken van de functionaliteiten en kijken of de theorie ook in de praktijk wordt toegepast.

Dit is het derde deel van een serie over T-codes. Deel 1 ging dieper in op de algemene T-codes in SAP voor btw-processen en in deel 2 vind je de belangrijkste specifieke T-codes voor btw-managers. Heb je suggesties voor een volgend deel? Die hoor ik graag.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.