Scroll to top

Hoe T-codes in SAP veel tijd besparen voor BTW managers - deel 1

Sjef de Wit

Als btw-manager wil je vaak iets opzoeken in SAP. Maar hoe doe je dat slim? SAP maakt gebruik van T-codes – dit zijn snelkeuze-mogelijkheden waarmee je direct naar de goede plek in SAP wordt geleid. Een handige oplossing die je veel tijd kan besparen. Via het reguliere keuzemenu de juiste plek zoeken kan namelijk erg lastig zijn, zeker voor de btw. In deze serie blogs leg ik uit hoe je de T-codes moet gebruiken, welke T-codes belangrijk zijn voor een btw-manager en wat je hiermee kunt doen.

Wat zijn T-codes in SAP?

T-codes staat voor Transaction codes. Deze worden in SAP gebruikt om naar specifieke functionaliteiten te gaan. Je kunt natuurlijk ook zoeken via het reguliere drop-down menu, maar dit is onoverzichtelijk en tijdrovend. Via de T-code zoekfunctie kun je direct naar de functionaliteit toe.

Hoe gebruik je T-codes in SAP?

Deze T-codes voer je linksboven in je SAP-hoofdscherm in.

 

 

 

 

Via de menu-optie kun je deze vervolgens als favoriet toevoegen. Zo staan ze voortaan in je lijst en hoef je ze niet iedere keer op te zoeken.

TIP Als je op de uitklapplek in het scherm op je rechtermuisknop klikt, kun je ‘’display technical names’’ aanvinken. Hierdoor wordt naast de omschrijving ook de T-code weergegeven van de functionaliteit. Dit vind ik zelf een stuk overzichtelijker.

T-codes in de praktijk voor btw-managers

Het standaard SAP-menu nodigt voor een btw-manager niet echt uit om er lekker in te duiken. Doordat SAP is ingericht via allerlei modules, staan de diverse T-codes voor btw-managers niet ergens overzichtelijk bij elkaar. Door de vele T-codes is het zoeken naar een speld in een hooiberg. Het is daarom belangrijk dat je een eigen favorieten-lijstje maakt met de T-codes die voor jou het belangrijkst zijn. Deze codes verschaffen je namelijk direct toegang tot de plekken waar de btw in SAP is ingeregeld.

Het kan zijn dat je geen toegang hebt tot bepaalde functionaliteiten, waardoor je bepaalde transacties niet in kunt zien. In dat geval is het raadzaam om aan je IT-afdeling toegang te vragen tot bepaalde transacties of rollen waarmee dit wel mogelijk is. Daarbij helpt het vaak als je aangeeft dat je alleen leesrechten wilt.

4 algemene T-codes in SAP voor btw-managers
In SAP vind je verschillende T-codes die je als btw-manager veel tijd kunnen besparen. Ik heb 4 algemene T-codes die vaak nuttig zijn op een rij gezet:

  1. FTXP

Wat mij betreft is FTXP de meest belangrijke T-code voor een btw-manager.

Deze transactie verschaft je immers toegang tot de aanwezige tax codes en de inrichting daarvan. Zelf gebruik ik deze transactie vooral om snel inzicht te krijgen in de beschikbare tax codes in een administratie en de (on)mogelijkheden voor de btw te ontdekken.

Als je deze T-code gebruikt, kom je in een scherm waarbij je een land kan selecteren en vervolgens een specifieke tax code. Tip: Mocht je geen toegang hebben tot FTXP, probeer dan FTXA.

In dit overzicht zie je bovenin voor welke land de tax code gebruikt wordt en of het in- of output btw betreft. Onderin zie je het toegepaste percentage en welke conditietype gebruikt wordt (lees mijn eerdere blogs voor een toelichting hierop). Helemaal bovenin kun je via de button ‘’tax account’’ ook zien welke GL-rekeningen eraan gekoppeld zijn. Ook kun je via de button ‘’properties’’ de onderliggende settings van de tax code bekijken.

  1. S_ALR_87012357

Dit is de T-code voor de reguliere btw-aangifte. Deze heb je dus nodig voor het generen van een btw-rapport. Er zijn ook diverse andere rapporten die je kunt gebruiken, maar deze is gebaseerd op de btw-codes en bijvoorbeeld niet op basis van de GL.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Belangrijk is dat je een company kiest, de posting date (pak een periode) en vervolgens onder ‘’further selections’’ een land kiest. Om je data te verfijnen of uit te breiden, kun je onder ‘’output lists’’ kolommen aan je rapport toevoegen.

Mocht je dit voor het eerst doen, dan kun je bij formats (die button die lijkt op een rode, groene en blauwe vlag) kijken naar formats die reeds beschikbaar zijn. Ook kun je hier je eigen formats opslaan, zodat je niet iedere keer alle datavelden hoeft in te vullen.

  1. European Sales List en andere rapportages

Vergelijkbaar met de btw-aangifte is er ook een taxcode voor de European Sales List. Deze T-code S_ALR_87012365 wordt in de praktijk echter weinig gebruikt, omdat de meeste bedrijven de sales codes voor EU-prestaties selecteren in het regulier btw-aangifte rapport bij het doen van een ESL-opgaaf. Dit zou overigens geen verschil mogen maken.

Voor Intrastat zijn een aantal codes te gebruiken. De makkelijkste om een inzicht in een intrastat rapport te krijgen zijn T-code ENGR en VE01.

  1. GL Accounts

De T-code FS00 geeft informatie over de GL-accounts die beschikbaar zijn. Hiermee kun je dus alle btw-accounts traceren. Als je bijvoorbeeld een GL-account alleen beschikbaar wilt hebben voor bepaalde btw-transacties, zoals inkomende transacties, dan kun je dat hier inrichten.

TIP Als GL-accounts gedeblokkeerd zijn voor bepaalde btw-transacties, dan schuilt de oplossing vaak in de settings in deze transactie. Zie hiervoor de tab ‘’control data’’.

Zin in meer T-codes?

Met deze serie blogs wil ik je helpen om te starten met het gebruik van of het verdiepen in SAP. Voor een btw-manager is het onoverkomelijk om hier niet alleen kennis van te nemen, maar ook kunde in te creëren. Daarmee bedoel ik het daadwerkelijk gebruiken van de functionaliteiten en kijken of de theorie ook in de praktijk wordt toegepast.

Dit is het eerste deel van een serie over T-codes, met de nadruk op de meer algemene T-codes. De volgende edities gaan dieper in op Master Data en inzicht in Documenten/Facturen.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.