Als btw-manager kun je veel tijd besparen door T-codes in SAP te gebruiken. Maar hoe doe je dat in de praktijk? In mijn vorige blog heb ik 4 algemene SAP Transactie-codes besproken die relevant zijn voor een btw-manager. In deze blog wil ik verder ingaan op T-codes die inzicht geven in Master Data en btw-condities. Ontdek de belangrijkste T-codes in SAP, en hoe je ze toepast.

 

1. Master Data

Voor de btw wordt vaak naar btw-codes of naar btw-logica gekeken, maar dit alles is zinloos als de Master Data niet goed is opgezet.

Master Data is een breed begrip. Voor deze btw-blog focus ik op een drietal specifieke data-elementen: Customer, Vendor en Material Master Data. Deze drie bepalen namelijk voor een belangrijk deel de btw-behandeling van transacties in SAP. Zij vormen de elementen waarop de btw-logica afleidt en moeten de administratieve werkelijkheid weergeven.

TIP Als je niet weet waar je moet beginnen in een SAP-project of als je al wat voorwerk wilt doen, dan kun je het best je tijd besteden aan het opschonen van Master Data. Dit maakt een project een stuk overzichtelijker en voorkomt veel fouten. Ook is het belangrijk dat je vooral bij het testen goed kijkt of de beschikbare Master Data genoeg scenario’s afdekt.

2. Customer Master Data

De zogeheten: ‘’Customer Tax Classification’’ wordt bepaald met T-code VD03. In de SAP ECC omgeving in SAP S4 is dit T-code BP. Bij de transactie BP moet je vervolgens het tabblad ‘customer’ selecteren.

Voor beide geldt dat in het tabblad ‘control data’ een box met ‘’tax information’’ verschijnt, waarin relevante taxvelden kunnen worden gekozen. Voor de btw zijn echter maar enkele velden relevant. De andere velden zijn vooral gerelateerd aan direct tax of sales tax.

Let op: standaard heeft SAP 2 opties bij de CTC: 0 tax exempt en 1 liable for tax. Het is belangrijk dat je hier standaard de 1 hanteert, omdat je met 0 alle btw-logica kunt overschrijven. Als je bijvoorbeeld een intracommunautaire levering wilt hebben, moet je je afnemer niet met 0 kwalificeren, maar gewoon met 1. De ICL moet je vervolgens in de btw-logica triggeren.

 

 

 

 

 

Eventuele toevoegingen anders dan 0 en 1 zijn customised en de moeite waard om na te gaan waar deze voor gebruikt worden. Zelf vind ik dit de ideale plek om bijvoorbeeld een extra code voor btw fiscale eenheid te creëren.

Verder is alleen het veld ‘’VAT-Reg no.’’ van belang. Hier kun je meerdere btw-nummers van een afnemer toevoegen, bijvoorbeeld in verband met buitenlandse btw-registraties.

Ben je geïnteresseerd in transacties met klanten in plaats van de Master Data? Dan kun je het beste T-code FBL5N gebruiken. Door vervolgens de filters te hanteren, krijg je inzicht in de daadwerkelijke transacties met deze partij of partijen.

3. Vendor Master Data

Er bestaat helaas nog steeds geen evenknie van de Customer Tax Classification voor Vendors. Het enige wat je dus eigenlijk voor Vendors kunt vinden is het btw-nummer middels T-code XD03. Als je transacties zoekt met Vendors, kun je deze vinden met T-code FBL1N.

Gebruik je de SAP S4-omgeving? Dan moet je btw-gegevens ook inzien via T-code ‘’BP’’ en vervolgens de Vendor tab selecteren. De transactie BP verwijst naar de term Business Partner en is voor de btw het grote verschil met de oude SAP-omgevingen. Doordat de achterliggende tabellen behoorlijk zijn verminderd, werken de oude T-codes (voor Vendors en Customers) niet meer en moet dit allemaal worden opgezocht via de T-code voor Business Partner.

4. Material Master Data

De T-code om materialen te zoeken is MM03. Via deze transactie bepaal je de Material Tax Classification. Hieronder zie je de standaard opties:

 

 

 

 

 

SAP raadt aan om in de situatie van bijvoorbeeld Nederland met maar één verlaagd btw-tarief code 2 half tax te gebruiken.

Onder het kopje “taxes” zie je de tax category; voor de btw is dit MWST en vervolgens kun je de kwalificatie van het materiaal zien. Let op: het is belangrijk dat je bij de keuze van het materiaal in het eerste scherm wel gelijk aangeeft voor welke sales area je data wilt inzien, anders zal bovenstaande informatie niet zichtbaar zijn.

TIP Dit is ook de plek om services in te richten. Dat kun je bijvoorbeeld doen door vervolgcijfers of letters te gaan gebruiken. Hierbij moet je dus ook voor services een aparte nul of verlaagd tarief code aanmaken, als je die nodig hebt.

5. BTW condities

In een eerdere blog (zie website www.theresource.nl) ben ik al dieper ingegaan op het gebruik van btw-conditietechniek middels Transactiecode VK13. In SAP S/4 is dit T-code OVKB. Deze T-code geeft je inzicht in de btw-condities die in je SAP-systeem gebruikt worden. Hiermee kun je zien in welke volgorde condities gebruikt worden (de zogeheten key combinations) en ook hoe deze condities zijn ingericht.

Voor purchase condities is dit wat lastiger opgezet. Ondanks dat je bij transactie VK13 naast het ingeven van conditietechniek MWST ook input btw kunt kiezen, is purchase logica meestal niet op deze plek opgezet. Meestal heb je hier de T-codes MEK3 of TK13 voor nodig. Als deze maar heel beperkt gevuld zijn, betekent dit in de praktijk dat er voor de btw-afleiding geen gebruik gemaakt wordt van btw-condities.

Zin in meer T-codes?

Met deze serie blogs wil ik je helpen om te starten met het gebruik van of het verdiepen in SAP. Voor een btw-manager is het onoverkomelijk om hier niet alleen kennis van te nemen, maar ook kunde in te creëren. Daarmee bedoel ik het daadwerkelijk gebruiken van de functionaliteiten en kijken of de theorie ook in de praktijk wordt toegepast.

Dit is het tweede deel van een serie over T-codes. De vorige editie ging over algemene t-codes voor de btw. De volgende editie zal gaan over inzicht in documenten en facturen

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de tax processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Sjef de Wit via https://theresource.nl/sjef-de-wit/.