Als je internationaal handelt, krijg je er al snel mee te maken: informatie aanleveren via het Spaanse SII (Suministro Inmediato de Informacion)-systeem. In het vorige blog over SII deelde Marc Bunt wat dit precies is en hoe je hier zo efficiënt mogelijk mee om kunt gaan. In dit blog gaat Marc dieper in op de implementatie van SII in je boekhoud- of ERP-systeem. Wat is slim? En wat zijn de aandachtspunten?

Handmatige opvoer of niet – wat is handig voor het SII-systeem?

Het Spaanse SII-platform biedt de mogelijkheid om factuurinformatie handmatig op te voeren. In het eerdere blog met uitleg over het Spaanse SII-systeem vind je meer details over deze optie. De conclusie? Handmatig opvoeren werkt in feite alleen goed als er geen grote aantallen in- en verkoopfacturen te rapporteren zijn. Wordt de omvang wat groter, dan zou je nog kunnen denken aan het inzetten van softwarerobots voor het opvoeren van de facturen. Let wel op, dat eventuele herstelde fouten op het platform later ook in het bronsysteem moeten worden aangepast. Het is het bronsysteem van waaruit je uiteindelijk je aangifteverplichtingen nakomt. Het is dan ook belangrijk dat de informatie die voor SII is gerapporteerd overeenkomt met de btw-aangifte. Zeker als het gaat om masterdata, pas je herstelde fouten natuurlijk zo snel mogelijk aan in het bronsysteem om herhalende fouten te voorkomen.

Handmatige opvoer brengt veel werk met zich mee. Voeg daarbij nog de afwezigheid van een automatische synchronisatie met het bronsysteem, en het is niet verrassend dat veel bedrijven voor een meer automatische oplossing kiezen. Deze oplossing kan helemaal zelf gebouwd worden, maar er kan ook voor gekozen worden een derde partij in te schakelen die de communicatie naar de belastingdienst kan verzorgen.

De implementatie van een automatisch SII-systeem is een echt IT-project

E-invoicing en (near) realtime reportingverplichtingen zijn (tegenwoordig) IT-projecten op zich. En hoewel de achtergrond van SII in de btw is gelegen, is het goed je te realiseren dat dergelijk projecten een team-effort moeten zijn. En dat verschillende disciplines op verschillende momenten in het project belangrijk zijn.

IT-projecten kennen in hoofdlijnen vaak dezelfde opbouw. Allereerst is het zaak scherp te krijgen wat de bedoeling is en aan welke vereisten de oplossing moet voldoen. Vervolgens start de ontwerp- en bouwfase. Na de bouwfase test je de oplossing. Afhankelijk van de testresultaten maak je de laatste aanpassingen voordat je de oplossing “live” brengt.

Wanneer is jouw inbreng als btw’er of taxspecialist van belang?

Als btw’er of taxspecialist ben je met name van belang in de eerste fase: jouw inbreng is essentieel voor het bepalen van de vereisten van de oplossing en het meedenken in de ontwerpfase.

Veelal begint het werk met het opstellen van een zogenoemd ‘transaction-mapping’ document. Dit draait om het in kaart brengen van de btw-relevante transacties, gegeven het businessmodel van jouw onderneming. Het is niet nodig dat een oplossing alle denkbare transacties omvat, het moet gaan om de transacties die feitelijk kunnen gebeuren. Op basis van dit document kun je een uitspraak doen over de relevante boeken van het SII-systeem. Het in- en verkoopboek zijn verplicht en altijd van toepassing. Maar mogelijk zie je dat ook het register van specifieke EU-transacties van toepassing is, bijvoorbeeld als de onderneming eigen goederen overbrengt naar een andere lidstaat.

Nadat je duidelijk hebt gekregen welke transacties ondersteund moeten worden, is de volgende stap om een (functioneel) ontwerp te maken van de oplossing. Welke informatie moet bij bepaalde transacties gerapporteerd worden en waar komt deze informatie vandaan in het bronsysteem? In deze fase is een samenwerking tussen jou als btw’er en de betrokken IT’er van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij bepaalde te rapporteren waarden niet direct voorhanden zijn en er een afleiding moet plaatsvinden.

3 Aandachtspunten bij de implementatie van een SII-systeem

Waar moet je als fiscalist nu op letten bij de implementatie van een SII-systeem? Vanuit onze praktijkervaringen noem ik enkele veelvoorkomende aandachtspunten, uiteraard zonder volledigheid na te streven 😊.

1. Voor bedrijven in de retailsector, waar vaak kassasystemen aanwezig zijn, is er de mogelijkheid om op geaggregeerde wijze data aan te leveren met een specifiek factuurtype (F4). Als je hiervoor kiest, dan moet je ook het eerste en laatste factuurnummer van de reeks die de geaggregeerde omzet omvat doorgeven. Stem samen met de IT-afdeling af hoe je tot dit laatste factuurnummer komt, aangezien het eerste en laatste factuurnummer veelal uit hetzelfde ‘veld’ komen.
2. Een ander aandachtspunt is het omgaan met creditfacturen in de XML-berichten. Enerzijds het soort credit (R1 tot en met R5) en anderzijds de methode van creditering: een “I” ingeval van creditering voor het verschil, een “S” als een vervangende factuur wordt uitgereikt.
3. Als laatste aandachtspunt noem ik het zogenoemde “TipoExenta” (type vrijstelling), deze zal in weinig bronsystemen direct voorhanden zijn. De toegestane waardes (E1 tot en met E6) zou je wel bijvoorbeeld van de btw-code af kunnen leiden.

Testen, testen, testen

De testfase is een cruciaal onderdeel in het project. Ook hier is het van belang om mensen te betrekken die zich met de opvolging van foutmeldingen gaan bezighouden. Vaak is dit de financiële afdeling. In de praktijk zien we dat het nemen van genoeg tijd voor de testfase zich later terugbetaalt in efficiëntere processen. Dit omdat ervaring wordt opgedaan met meer voorkomende fouten of dat tekortkomingen in de masterdata (bijvoorbeeld de juistheid van btw-nummers van klanten) nog voor de livegang aangepakt kunnen worden. Het verbeteren van masterdata in het kader van SII – en daarmee het versoepelen van je processen – is een van de kansen die voortvloeien uit dergelijke overheidsinitiatieven.

De bijvangst van een SII-systeem implementeren

Hoewel realtime reporting (en e-invoicing) wellicht in eerste instantie grote hordes lijken, wil ik betogen dat er vooral kansen worden gecreëerd voor ondernemingen. Je wordt in feite gedwongen je processen en je masterdata goed op orde te hebben. Dit betaalt zich dan later terug doordat je beter in control bent, met efficiëntere en minder foutgevoelige facturatie- en aangifteprocessen.

Sii you soon!

Verder lezen?

Ontdek meer details over het Spaanse SII Systeem in het vorige deel van deze reeks: https://theresource.nl/het-spaanse-sii-systeem-kans-of-nachtmerrie/

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de btw-reporting processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Marc Bunt via https://theresource.nl/marc-bunt/.