Halverwege 2017 is in Spanje SII in werking getreden. Voor de liefhebber: SII staat voor Suministro Inmediato de Informacion. Ondernemingen die internationaal handelen krijgen er vaak uiteindelijk wel een keer mee te maken. Wat is SII eigenlijk precies? En waar moet je rekening mee houden? In een tweetal blogs duiken we in SII. In dit eerste blog richt Marc Bunt zich op de specifieke kenmerken van het SII-systeem en hoe je hier zo efficiënt mogelijk mee om kunt gaan. Het tweede blog gaat dieper in op de implementatie van SII in het boekhoud-/ERP-systeem.

Spanje was het eerste land in de EU waar grote bedrijven hun transacties bijna live moeten melden aan de lokale Belastingdienst. Bij The Resource verwachten we dat uiteindelijk alle Belastingdiensten deze richting opgaan via reporting dan wel e-invoicing. Er zijn al genoeg aankondigingen van andere EU-landen dat ze hiermee bezig zijn. Waarschijnlijk zal dit het indienen van btw-aangiftes overbodig maken: de Belastingdienst heeft alle informatie immers al. Op zich een positieve ontwikkeling dus. Tot nu toe zien we echter wel dat de wijze van indiening verschilt per land. In Polen wordt bijvoorbeeld periodiek een SAF-T-achtige verplichting opgelegd en in Hongarije moeten slechts bepaalde transacties vrijwel direct gerapporteerd worden. Recent is de EU gestart met een consultatie proces om mogelijk te kunnen komen tot een EU brede aanpak dus wellicht komt er op termijn een verdere harmonisering.

Omdat Spanje het eerst was, is het interessant om ‘de casus Spanje’ weer eens nader te belichten. Hoe werkt het, en wat kunnen we daarvan meenemen naar de andere landen?

Wat is SII?
SII is geïntroduceerd door de Spaanse belastingdienst om een betere informatievoorziening te waarborgen en om meer grip te krijgen op de relevante fiscale data van belastingplichtigen. De gedachte is daarbij ook dat er minder audits of informatieverzoeken hoeven plaats te vinden. Daarnaast hoeven belastingplichtigen bepaalde aangiftes niet meer te doen, zoals de modelo 347 (jaarlijkse opgaaf van transacties met derde partijen), 340 (boeken van btw) en/of 390 (jaaropgaaf btw).

Voor wie geldt het SII-systeem?
Belastingplichtigen in Spanje zijn verplicht te voldoen aan de vereisten van het SII-systeem indien:

• De omzet meer dan ongeveer EUR 6 miljoen bedraagt; of
• Ze een btw-fiscale eenheid vormen; of
• Geregistreerd zijn voor het REDEME-schema (maandelijks teruggaveschema).

Het kan dus voorkomen dat SII van toepassing wordt enige tijd nadat je als onderneming in Spanje actief bent geworden, bijvoorbeeld als de omzet stijgt. Ook kun je ervoor kiezen om vrijwillig het SII-systeem toe te passen, zodat voornoemde aangiftes niet meer hoeven te worden gedaan. Afhankelijk van de situatie kan dit interessante kansen bieden voor jouw organisatie om het aangifteproces te versoepelen.

Hoe werkt rapporteren onder het SII-systeem?
Bedrijven die onder SII vallen moeten praktisch alle relevante transacties binnen vier werkdagen rapporteren via een specifiek XML-schema. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe dit er ongeveer uit ziet:

Sinds de invoering van regeling omtrent de voorraad op afroep zijn er vijf schema’s/boeken die moeten worden ingediend, als deze van toepassing zijn.

De laatste versie van de XML-schema’s is 1.1. Versie 1.1 wijkt op onderdelen af van 1.0 (zoals geldig bij de introductie in 2017). Het kan dus geen kwaad om te controleren of op deze versiewijziging nog actie moet worden genomen.

Hoe zorg je voor een efficiënt proces rondom SII?
Of je nu verplicht mee moet doen met SII of hier vrijwillig voor kiest, het is zeker de moeite waard om het SII-proces zo efficiënt mogelijk in te richten. Dit begint met het kiezen van een voor jouw organisatie passende manier van aanleveren. Er zijn namelijk een tweetal manieren om aan de SII-verplichting te voldoen. Enerzijds het maken van een directe connectie met de AEAT (de Spaanse belastingdienst) vanuit het boekhoud-/ERP-systeem, anderzijds via een formulier op de website van de AEAT. Dit laatste is alleen nuttig als er geen grote aantallen facturen verwerkt hoeven te worden.

In beide gevallen is het van belang om na te denken over een eenvoudig proces voor het omgaan met foutmeldingen, van welke aard ook. Facturen die om wat voor reden dan ook afgekeurd worden, moeten zo snel mogelijk worden beoordeeld en opnieuw worden ingediend na oplossen van de fout. Let er daarbij op dat de afkeur al bij de eerste fout plaatsvindt en dat het dus mogelijk is dat een factuur meerdere keren wordt afgekeurd.

Meer dan alleen een verplichting
Het Spaanse SII-systeem kent dus een aantal aandachtspunten, maar biedt zeker ook kansen. De verwachting is dat vergelijkbare kansen en aandachtspunten zich ook in andere EU-landen gaan voordoen.

In een volgend blog zal ik ingaan op implementatie-aspecten waar rekening mee moet worden gehouden. Denk daarbij aan onderwerpen zoals projectstructurering en go-livegang, foutafhandeling, credit-facturen, gebruik van bepaalde tekens, data-afleiding en het groeperen van facturen en factuurdata.

SII you later!

Meer weten?

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om de BTW reporting processen binnen jouw organisatie te optimaliseren? Neem contact op met Marc Bunt via https://theresource.nl/marc-bunt/.