Over een paar weken is het eerste kwartaal van 2018 alweer voorbij. Onder redelijke tijdsdruk moeten tax berekeningen worden beoordeeld, correcties worden gemaakt en analyses en rapporten worden opgesteld. Kun jij je voldoende op de fiscaliteit focussen? Of slokt het cijfermatig reviewen nog te veel tijd op?

In de praktijk zien we dat tax accountants vooral bezig zijn met het achterhalen van de juiste cijfers en berekeningen in Excel. Stel, je gaat aan de slag met de kwartaalcijfers voor een middelgroot bedrijf van 50 vennootschappen. Dan heb je te maken met verschillende Excel-bestanden, afkomstig van verschillende bedrijfsonderdelen en medewerkers. Deze moeten vaak handmatig worden omgezet om tot een consolidatie te komen. En maar al te vaak veranderen meerdere mensen na de eerste consolidatieslag nog iets, waarna je de poppen aan het dansen hebt.

Fiscaal inhoudelijk beoordelen

De review van deze tax berekeningen kan dan onnodig veel tijd kosten. Hierdoor blijft er minder tijd over voor het fiscaal inhoudelijk beoordelen van de tax berekeningen.En daar draait het eigenlijk allemaal om. Als fiscalist wil je tenslotte in de fiscaliteit kunnen duiken; zijn kosten wel of niet aftrekbaar, moet ik andere belastingpositie hebben? Er gaat echter nog onnodig veel tijd naar het verzamelen van de cijfers en het checken of het juiste belastingtarief is toegepast.

Tijdwinst

Elke organisatie is weer anders. Toch zijn er wel een aantal universele verbeterslagen die voor elke organisatie tijdwinst kunnen opleveren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Strakke schema’s. Deze maken duidelijk welke regels je als organisatie hanteert, wat er speelt aan niet-aftrekbare bedragen en welke omschrijvingen je gebruikt.
• Slim omgaan met rechten tot het model. Hierdoor kunnen gebruikers alleen het cijfer invullen. Zo voorkom je meerdere versies waar je mee moet puzzelen.
• Een model waarbij je een bedrag slechts één keer in hoeft te vullen. Dit scheelt niet alleen veel tijd, maar is ook minder foutgevoelig.
• Standaardkleuren die door iedereen gebruikt worden, zodat het overzichtelijk blijft.
• Automatische consolidatie, bijvoorbeeld op basis van macro’s in Excel. Als dit goed opgezet is, wordt de consolidatie razendsnel. Zo hebben we laatst 40 tax packages in 7 minuten bij elkaar opgeteld.

Best practices

In de praktijk zien we fiscalisten hiermee worstelen. Reden voor The Resource om een Tax Reporting Tool te ontwikkelen. Dit model is gebaseerd op best practices en helpt je met de berekening en rapportage van de belastingposities en de verplichtingen voor de jaarrekening. Het wordt inmiddels al jaren gebruikt door zowel kleine bedrijven als grote multinationals.

Het model is opgebouwd uit twee stappen en kan gebruikt worden als Excel, maar ook ingebouwd worden in de bestaande financiële rapportagesystemen. De eerste stap laag is gebaseerd op best practices en bevat bovenstaande verbeterslagen. In de tweede stap verwerken we de specifieke situatie binnen jouw organisatie, zoals eigen omschrijvingen, regels en afspraken.

Meer focus op de fiscale inhoud

Op deze manier ben je minder tijd kwijt aan het controleren van allerlei formules en berekeningen, waardoor je je meer kunt richten op de fiscaal inhoudelijke zaken. En zeg nu zelf, dat is toch het leukste deel van ons vak?