Wie weleens met het openbaar vervoer reist, weet dat een groot deel van de reizigers constant naar een schermpje zit te staren. E-mail, het nieuws, Facebook, Candy Crush of WhatsApp doden de tijd tussen opstap en bestemming. De mogelijkheden van een smartphone zijn dan ook legio om verloren tijd slim te gebruiken.

Hoe anders was dat in de tijd van de Nokia 3310: het archetype van de ‘tijdloze’ stevige telefoon waarmee je kon bellen en sms’en. E-mails ontving je alleen nog op kantoor of op de hotmail thuis, spelletjes haalde je uit de kast of speelde je op de pc, chatten deed je via msn en het nieuws kwam uit de krant of het journaal.

In de tax reporting wereld wordt soms neergekeken op Excel als verouderd. De beveiliging van Excel is ondermaats, de dataopslagcapaciteit is abominabel, de mogelijkheden voor data-analyse zijn op één hand te tellen. Excel is eigenlijk de Nokia 3310 in een wereld gedomineerd door smartphones.

Niettemin schat ik dat nog zo’n 90% van de bedrijven hun tax reporting geheel of grotendeels in Excel regelt. Hebben deze bedrijven nu of in de toekomst een groot probleem? Of is Excel één van de opties in het spectrum van tax reporting-oplossingen?

1.       Gebruikersgemak

De grootste voordelen van Excel zijn het gebruikersgemak en de beschikbaarheid. Bijna iedereen heeft Excel op zijn laptop beschikbaar en het basisgebruik is eenvoudig. Een spreadsheet is in relatief korte tijd gemaakt en daarna voor veel mensen redelijk leesbaar. De moeilijkheid van sommige werkboeken ligt niet zozeer in het gebruik van Excel, maar voornamelijk in het ontwerp ervan.

Om een tax reporting-oplossing te bouwen in Excel moet je extra aandacht geven aan het ontwerp van het model. Dit moet duidelijk de stappen laten zien die je nodig hebt om tot een goed onderbouwde tax positie te komen, rekening houdend met diverse lokale verschillen en zonder de mogelijkheden van Excel om zeep te helpen. Geen klusje voor iemand die Excel alleen als rekenend kladpapier gebruikt.

2.       Flexibiliteit

De populariteit van Excel is ook te danken aan de flexibiliteit. Excel is een tabula rasa dat kan rekenen. Je kunt meteen beginnen met het schetsen van je berekeningen. Eventuele latere wijzigingen zijn gemakkelijk doorgevoerd, waarbij Excel direct doorrekent. Met slimme formules kun je allerlei complexe situaties ondervangen, zoals verliesverrekeningsregels. Deze zijn in veel gevallen niet mogelijk in andere systemen.

Die flexibiliteit is ook meteen de grootste valkuil, want informatieverzameling is juist enorm gebaat bij standaardisatie. Een zorgvuldig ontworpen model kan door een goedbedoelde tussenvoeging helemaal teniet worden gedaan met allerlei vervelende gevolgen; formules die fout lopen, een consolidatie die niet meer werkt.

3.       Beveiliging

De beveiliging van Excel is notoir slecht. Sommige accountants hechten aan Excel-berekeningen net zoveel waarde als aan de geprinte versies. Modellen kunnen worden beveiligd met een wachtwoord, maar met behulp van een Youtube How-to filmpje is die beveiliging binnen 2 minuten onklaar gemaakt. Dit hoeft echter geen probleem te zijn als er voldoende controlemechanismen in het model gebouwd zijn en er voldoende waarborgen in het proces worden opgenomen. Degene die dan te kwader trouw de moeite neemt om de beveiliging te omzeilen, blijft alsnog niet ongezien.

Niet alleen de intrinsieke risico’s vragen om een goede beveiliging. Excel-bestanden worden nagenoeg altijd via e-mail verzonden. Daar bestaat de kans dat het Excel-pack met vertrouwelijke informatie ineens bij een onbedoelde ontvanger terechtkomt.

4.       Opslagcapaciteit

Een tax pack is meestal voor één entiteit voor één periode. Zelfs als consequent conceptversies (v1, draft) na de closing netjes gewist worden en de bestanden systematisch worden opgeslagen, dan nog blijft het terugzoeken een karwei. Dit maakt van een ad hoc rapportage over alle verliezen die verdampen in jaar x als snel een tijdrovende bezigheid. Rapporten die vaker vóórkomen, kunnen worden ingebouwd in een consolidatiepack. Maar zo’n consolidatiepack geeft de cijfers slechts voor één periode en daarmee blijven vergelijkingen tussen kwartaal 1 en 2 handwerk.

Conclusie

Heb je genoeg aan die Nokia 3310 of kun je niet zonder de iPhone X? Of Excel voor jou een zegen of een vloek is, hangt helemaal van de omstandigheden af. Het kan in een aantal situaties ruim voldoende zijn om aan de rapportageverplichtingen te voldoen. Ook kan het prima dienen als eerste stap in het professionaliseren van de tax reporting-functie; met slimme oplossingen kunnen voor veel tekortkomingen van Excel workarounds gevonden worden. Maar als je werkelijk werk wilt maken van een volwassen tax reporting-discipline, dan gaat Excel al snel piepen en kraken onder het gewicht dat het moet dragen.