Tomaten plukken, ijsjes verkopen of druiven plukken op de wijnvelden in Frankrijk. Wie heeft er in het verleden nou niet aan seizoenwerk gedaan? En eigenlijk doen we het als tax accountant nog steeds rondom de kwartaalafsluitingen? 7 acties om de seizoendrukte te verlagen.

Seizoenwerk.

Tomaten plukken, gids spelen, ijsjes verkopen of misschien wel wat idyllischer zoals druiven plukken op de wijnvelden in Frankrijk. Wie heeft er in het verleden nou niet aan seizoenswerk gedaan? Mijn eerste baantje was fruit plukken bij een boer in de buurt. Hierna volgde er nog vele seizoenafhankelijke baantjes. Van afwasser in de horeca tot – misschien wel als dieptepunt – de hele dag groente verzamelen in een koelcel, terwijl het buiten hoogzomer was.

Er is (gelukkig) veel veranderd tussen toen en nu. In de horeca kom ik alleen nog voor lekker eten of drinken en de koelcel is ingewisseld voor een kantoortuin. De overeenkomsten zijn echter ook onmiskenbaar. Eigenlijk zijn wij als (interim) tax accountant niets anders dan seizoenwerkers die de pieken van de kwartaalafsluiting het hoofd bieden.

Deze piek in het werk gaat steevast gepaard met lange, intensieve dagen waarbij de tijd veel sneller dan normaal lijkt te gaan, het werk alleen maar lijkt toe te nemen en je als je echt pech hebt alleen nog maar met je collega(’s) eet.

Kan dit niet anders?

Helemaal te voorkomen is dit natuurlijk niet, omdat de actuele cijfers nou eenmaal pas op een vooraf bepaald moment beschikbaar zijn voor de tax computations en/of review daarvan. Helaas is het ook vaak zo dat de tijd tussen het aanleveren van de tax packs en de final submission date dermate kort op elkaar gepland zijn, dat je bij voorbaat al tijd te kort hebt. Wat je dan in ieder geval zeker niet wilt, is dat er dan ook nog allerlei issues opkomen zoals een tax tool die een error geeft of een (grote) transactie die tax wise niet goed verwerkt is.

7 acties om de piek te verlagen.

Om de seizoendrukte zo veel mogelijk te verminderen, zouden we er goed aan doen om het werk zoveel mogelijk tussen de kwartalen door uit te smeren. 7 acties die je alvast kunt oppakken:

1. Wacht niet met de Return-to-Accrual.

Zodra de landen hun aangifte hebben ingediend, kan meteen begonnen worden met de Return-to-Accrual (RTA), ook wel bekend als de true-up. Zie voor tips rondom een geslaagde Return-to-Accrual het blog van Roelf Kloen: http://theresource.nl/nl/Tax-Blog/Return-to-Accrual.html

2. Per land alle tax accounts eens goed nalopen.

Kunnen we de tax payable /tax receivable positie volledig aansluiten? Zijn alle (verwachte) wetswijzigingen correct verwerkt in de tax posities? Is de netting van de tax payable/ tax receivable of van de DTA/DTL goed gegaan in de voorgaande periodes?

3. Extra ondersteuning van je lokale mensen.

Zou het verstandig zijn om de lokale mensen extra TA-training te geven of om ze simpelweg tijdens een call de kans geven wat vragen te stellen? Snappen ze de tax tool volledig of wordt er nog teveel op de automatisch piloot gedaan? Komen er bepaalde transacties aan? Zijn voor iedereen de kwartaalinstructies qua tax deliverables en timing duidelijk?

4. Maak je tax memo’s audit proof.

Zijn de tax memo’s al helemaal audit proof’? Denk aan een FIN 48 memo, een valuation allowance memo of een andere soort tax memo.

5. Gebruik een tiering-systeem.

De gedachte achter een tiering-systeem is dat je niet alle entiteiten elk kwartaal een volledige tax positie laat bepalen, maar dat je entiteiten in verschillende buckets (tiers) plaatst. Alle grote en complexe entiteiten blijven in full scope. Entiteiten met wat minder (materiele) verschillen en dormant entiteiten bepalen hun volledige tax positie minder vaak (1 of 2 keer per jaar) of in de kwartalen volgens een eenvoudiger model. Dit heeft als voordeel dat het werk gedurende de eerste drie kwartalen aanzienlijk verlaagd kan worden. Het heeft echter geen voordeel bij Q4.

6. Automatiseer de taxprocessen.

Durven we al verder na te denken over automatisering van het tax proces en/of de tax packs? Of werkt het op de huidige manier met allerlei email strings en verschillende versies prima en zijn we nog tevreden met een Excel based tool? Zie ook de blog van Roelf Kloen over Excel – vloek of zegen? http://theresource.nl/nl/Tax-Blog/Excel-vloek-of-zegen-.html

7. Interim audit voor de Q4 closing.

Bij veel bedrijven komen de auditors al ver voor de Q4 closing langs voor een interim audit; op basis van de Q3 cijfers wordt alvast een audit uitgevoerd voor een vooraf geselecteerd aantal entiteiten. Deze entiteiten hoeven dan niet meer tijdens de Q4 closing gecontroleerd te worden, waardoor de druk tijdens de Q4 closing drastisch verminderd wordt.

‘When all said and done’ zullen er vast nog wel issues ontstaan die niet waren te voorzien. Zo zullen er ook altijd nog wel vragen worden gesteld die eigenlijk vóór de closing gesteld hadden kunnen worden en zullen we nog steeds niet in de maanden januari, april, juli of oktober met vakantie kunnen. Maar wellicht eten we dan wel weer lekker thuis.