BTW automatisering in SAP S4 HANA
Sjef de Wit
Al jaren ben ik bezig met de automatisering van de BTW in SAP en met het oplossen van de praktische problemen waar bedrijven daarbij tegenaanlopen.
Afgelopen jaren heb ik meerdere implementaties van SAP S4 HANA mogen doen bij verschillende multinationals en er zijn binnen dit nieuwe platform een aantal elementen die de moeite waard zijn in verschillende blogs te behandelen. Dit eerste blog is gewijd aan Purchase Logic, de automatische bepaling van (o.a.) het BTW tarief bij verwerking van inkoopfacturen of PO creatie met als doel om minder tijd te besteden aan het compliance proces en een betere data kwaliteit te genereren.
Single Point of Entry
In de nieuwe SAP S4 HANA omgeving is de Master Data van de diverse bronnen samengevoegd tot één ‘single point of entry’ database. Voortaan maakt de Vendor data deel uit van de Business Partner functie. Dit maakt de automatisering van BTW behandeling met betrekking tot de inkoop makkelijker, wat weer helpt om het compliance proces soepeler te laten verlopen. Het is meteen ook de manier om van veelal ingewikkelde hard gecodeerde Vendor logica af te komen.
Business Partner functie
In de nieuwe SAP S4 HANA omgeving hebben ze als gezegd de Master Data van de diverse bronnen samengevoegd tot een Business Partner functie. Dit leidt er toe dat de diverse gegevens (NAW, BTW nummers, e.d., maar ook meer rol specifieke data) in diverse onderdelen van SAP slechts één keer en op één plek hoeven te worden vastgelegd en bijgehouden. Hierdoor is het ook mogelijk geworden om een Vendor een Tax (BTW) classificatie te geven. Met deze classificatie krijgt de partij een status voor de BTW (bijvoorbeeld vrijgesteld of BTW fiscale eenheid). Dit maakt dat diverse processen nu eenvoudiger in te regelen zijn dan voorheen zoals; self-billing, ABC verkopen linken, classificeren van een Vendor. De data van Vendor en Customer zijn nu ook direct aan elkaar te koppelen.
Deze samenvoeging tot een Business Partner functie zal voor een VAT / Tax Manager in de praktijk tot gevolg hebben dat het veel overzichtelijker is met welke partij verschillende zaken gedaan wordt en wat de BTW behandeling is van de transacties met die partij. Hierdoor is er een directe link te maken tussen verkopen en overige transacties zoals inkoop, bonus, credit factuur met één en dezelfde partij. Ook creëert het de mogelijkheid om inkoopfacturen eenvoudiger geautomatiseerd mee te laten lopen in het BTW compliance proces. Hierdoor krijgt het btw-aangifteproces meer kwaliteit en tegelijkertijd is er minder werk, minder manuren en minder laagwaardige tijdsbesteding voor compliance afdelingen.
Aanmaken van Vendor rol om de btw te berekenen
Bij het aanmaken van een Business Partner en meer specifiek een Vendor rol is het essentieel dat de BTW / Tax classificatie goed wordt toegevoegd. Daarna moet in de Purchase Order logica ook een conditie (formule) worden opgebouwd om de btw te berekenen. Dit zullen condities zijn die kijken naar de status van de Vendor, materiaal en locatie. Deze condities kunnen in SAP S4 HANA nu vergelijkbaar worden gemaakt met de sales condities (uitgaande transacties). Echter moet er nog steeds een extra parameter worden toegevoegd om de herkomst van de leverancier te bepalen. Het resultaat is een automatische kwalificatie van vrijstellingen, import, EU acquisities en echte nultarieven. Het voordeel is dat meteen bepaald wordt welk nultarief van toepassing is. Dit hoeft dus bijvoorbeeld niet meer in het BTW aangifteproces te worden gesplitst. Het is eenduidiger, flexibeler en dus minder fout gevoelig dan hard coderen zoals in de oude SAP omgevingen nodig was.
Om deze condities toe te voegen is een goede kennis/link van fiscaliteit en IT vereist, want als in het design niet de extra indicatoren worden toegevoegd, kan er geen precieze BTW afleiding plaatsvinden. Dit is ook de grootste bottleneck bij IT, want er moet een link naar de `landen tabel` in SAP gelegd worden. Dit is geen complexe link, maar wordt door IT wel regelmatig als lastig of maatwerk ervaren.
Belangrijk om te weten is dat als de uitkomst van de Purchase Order logica bij de ontvangst van de factuur (3 way match) onjuist blijkt (er wordt bijvoorbeeld BTW berekend terwijl dit niet verwacht was) de factuur leidend zal zijn en het proces niet geblokkeerd wordt.
Implementatie van SAP S4 HANA is hét moment voor BTW automatisering
Een implementatie van SAP S4 HANA is hét moment om Purchase logica in te richten, omdat IT dan toch al bezig is met het opzetten van deze logica. Ook geeft het de mogelijkheid meteen de aansluiting te maken op de achterliggende data. Het volgende natuurlijke moment zal waarschijnlijk pas zijn als SAP zijn eigen tax engine gaat toevoegen aan SAP S4 HANA, maar mijn inschatting is dat dit nog wel even zal duren.
Praktijkvoorbeeld
Bij de overgang naar SAP S4 HANA heb ik voor een klant purchase logica gerealiseerd. Zij maakten nog geen gebruik van geavanceerde logica op hun inkopen. Oftewel de Vendor kon nog niet gelabeld worden voor de BTW. De purchase logica was hard gecodeerd, deels via de `OBCD tabel` en deels via een scanning solution (Basware). Deze inrichting zorgde voor een inflexibele BTW determinatie en veel handmatige aanpassingen tijdens het compliance proces.
In de implementatie fase hebben we als eerst de Vendors voor de BTW gelabeld naar hun BTW status. Vervolgens hebben we de Purchase Logic opgezet in SAP S4 HANA net zoals de Sales condities waren opgezet, door een conditie toe te voegen aan de Pricing List. Hierdoor loopt de BTW determinatie automatisch mee met de PO creatie. Grootste complicatie was het overtuigen van het IT-team, want zij zijn doorgaans huiverig om nog meer condities toe te voegen aan het PO proces. Door goed uit te leggen welke indicatoren nodig waren en te laten zien dat er nauwelijks maatwerk nodig is lukte dit toch.
Door het indelen en juist labelen van de Vendors is het mogelijk geworden om de achterliggende data rondom de inkoop zichtbaar te krijgen voor de aangifte. De review aanpassingen die normaal gesproken achteraf plaatsvinden zijn niet meer nodig en ook scheelt het de Finance afdeling een hoop handmatig werk omdat een groot deel nu automatisch verloopt.
Conclusie: op het moment dat je de BTW behandeling rondom inkoop tijdig en goed implementeert en codeert, haal je het meest uit SAP S4 HANA en creëer je eenvoud in je compliance proces.